Отчёты: девять цифр, по которым видно мастерскую

Отчёты нужны не для красоты дашборда. Каждый из девяти отвечает на конкретный вопрос владельца — и все считаются из одних и тех же заказов и оплат.

Деньги

• Прибыль мастерской — выручка минус себестоимость запчастей и работ, с маржой в процентах. Главный отчёт: показывает, зарабатывает ли мастерская, а не просто ли крутится.
• Выручка — сколько пришло за период, по датам и заказам.
• Оплаты — приём денег по способам оплаты. Здесь ищут расхождение между кассой и фактом.
• Расходы — структура расходов по категориям и пунктам: аренда, зарплаты, закупка, прочее.

Склад

• Приход товаров — что и на какую сумму поступило, по поставщикам.
• Остатки товаров — текущие остатки, минимальные пороги и дефицит. Рабочая пара к разделу «Что закупить».
• Сверка — отчёт для инвентаризации: сопоставить то, что в программе, с тем, что на полке.

Люди

• Эффективность — сколько заказов и на какую сумму сделал каждый сотрудник.
• Посещаемость — выручка и расходы по сменам сотрудников.

Как этим пользоваться

Раз в неделю достаточно двух отчётов: «Прибыль» и «Остатки». Первый показывает, как идут дела, второй — что закупить. Остальные нужны точечно: «Оплаты» — когда не сходится касса, «Сверка» — на инвентаризации, «Эффективность» — перед разговором о мотивации.